Sistem Informasi Jasa (Service) : Mengkontrol Asset

    Kamu membuak sebuah jasa, tentu saja kamu akan memiliki beberapa aset yang harus kamu jaga. Aset ini bisa berbagai banyak hal, tergantung jasa yang kamu jalankan. Misalkan jasa persewaan alat-alat pesta, maka alat-alat tersebut adalah aset yang harus kamu kontrol.

    Beli terlalu banyak, maka aset tidak akan terpakai dan harus kamu simpan. Aset memiliki biaya maintenance, aset bisa rusak dan juga bisa hilang. Lalu juga aset ada masa berlakunya. Kita bilang saja meski barang tidak pernah habis, masa berlaku biasanya dihitung dari jumlah pemakaian. Sepeda motor dan mobil harus ganti oli setiap habis terpakai sekian kilometer, dalam industri hotel bantal dan ranjang pun memiliki umur.

pexels-photo-920313.jpeg

     Jangan sampai kamu melalaikan kontrol aset ini. Misal sepeda motor tidak kamu rawat dan pengendara yang menyewa motor mu mengalami kecelakaan. Banyak hal yang bisa terjadi, mungkin kamu juga berkata “Kecelakaan apa yang terjadi kalau saya tidak mengganti bantal?” Tidak ada, tetapi kenyamanan customer mu saat menggunakan bantal tersebut akan menurun dan mulai akan ada omongan “Hotel ini tidak senyaman dulu” Hanya karena sebuah bantal.

      Lalu juga ada aset yang tidak kamu gunakan tetapi kamu harus menjaganya, seperti genset dan alat pemadam kebakaran. Kamu tidak pakai, tapi genset perlu maintenance dan pemadam kebakaran ada masa expired nya. Lalu kenapa saya maintenance? Kalau mati lampu maka genset itu siap dipakai dan bila terjadi kebakaran maka api itu tidak memakan korban jiwa dan asetmu yang lain.

Cara Mengkontrol Aset

    Saya membagi pengkontrolan aset menjadi 3 cara saja. Pertama, melalui paper dan data yang kamu miliki. Kedua, melalui orang-orang yang kamu miliki. Ketiga, melalui observasi secara langsung. Kita coba bahas satu persatu.

pexels-photo-860379.jpeg

    Melalui paper dan data, pencatatan tidak boleh diremehkan. Misalkan dengan mencatat waktu kamu melakukan check mobil maka kamu bisa membuat mobil yang kamu kendarai bertahan lama, dengan mencatat tanggal expired tabung pemadam kebakaranmu kamu bisa menggunakannya saat dibutuhkan. Apalagi dengan adanya teknologi, maka kamu bisa mencatat dan memberikan reminder. Untuk penggunaan alat kamu juga bsia mencatat berapa banyak alat itu sudah digunakan.

    Melalui orang berarti kita memberikan dia sebuah kuasa untuk datang dan melakukan pemeriksaan. Misal kita tidak perlu mencatat berapa jarak mobil yang telah ditempuh akan tetapi orang tersebut melakukan pencatatan bedasarakan tipe kita sebagai pengendara. Misalkan untuk menghabiskan jarak tempuh 1500Km dan bila kendaraan digunakan untuk keluarga maka akan menghabiskan waktu sekitar 1 bulan. Maka tepat 1 bulan setelah melakukan servis maka kita akan ditelpon dan diminta membawa kendaraan untuk melakukan servis. Tentu saja hal ini memerlukan data dalam jumlah banyak yang harus diolah, untuk ilmu yang menangani hal ini coba lihat OLAP dan Datawarehouse, untuk pengolahan data pelajari data mining. Sehingga tidak hanya waktu servis saja yang diperkirakan akan tetapi waktu mengganti part-part tertentu juga dapat diperkirakan. Kontrol bisa dilakukan lebih mudah selama kamu memiliki data dan teknologi.

pexels-photo-61129.jpeg    Ketiga, melalui observasi secara langsung kita juga dapat mengkontrol aset yang kita miliki. Kita tidak pernah tahu kapan kejadian yang tidak diinginkan terjadi, bahkan dengan semua catatan yang kita miliki. Seperti karena banyaknya orang yang menggunakan sebuah alat dalam sebuah waktu, misalkan dalam sebuah kolam renang yang kamu sewakan. Jadwal membersihkan kolam 1 minggu 1 kali. Kemarin kolam sudah dibersihkan, tetapi karena sedang liburan sekolah, banyak orang datang dan membayar untuk berenang di kolam yang kamu miliki. Lalu kamu melihat bahwa kolammu menjadi kotor. Apa yang akan kamu lakukan? membersihkan malam itu juga atau menunggu 6 hari lagi? Inilah fungsi dari observasi langsung. Salah satu rule yang harus kamu patuhi “Being There”

Mengapa Perlu Dikontrol?

    Tujuan pengkontrolan ada banyak, selain mencegah kecelakaan atau berkurangnya kualitas. Seperti pemborosan, pencurian dan kekacauan. Pemborosan dalam hal apa? Kembali ke servis mobil, kalau kamu tidak ganti oli tepat waktu yang terjadi adalah mesin mobil mu rusak dan kamu akan membayar lebih mahal untuk perbaikan mesin atau bila bantal dalam hotel tidak diganti untuk menghemat biaya pembelian bantal baru kemudian kenyamanan hotel menurun dan berefek kamu harus mengeluarkan biaya yang lebih besar untuk marketing yang dijalankan. Kalau perawatan aset hanya dilihat dari jangka pendek, maka saya berani jamin akan banyak ruginya, cobalah lihat jangka panjang.

 pexels-photo-920738.jpeg      Lalu mencatat dan mengkontrol aset ini juga bisa mengetahui siapa yang melakukan pencurian. Kamu membeli banyak barang dan kamu taruh di gudang, pastikan kamu mencatat berapa banyak yang kamu beli, siapa yang menerima barang dan juga siapa yang memiliki akses ke dalam gudang. Sehingga saat ada kehilangan barang maka bisa kita lacak siapa yang melakukan hal tersebut. Bisa jadi pencurian terjadi saat menerima barang, atau barang terlalu banyak dan tidak ada yang mencatat sehingga kita tidak sadar saat ada yang hilang. Kalau cuma hilang 1 kali dalam sebuah waktu maka bisa jadi itu kelalaian, akan tetapi bila frekuensi barang hilang mulai membanyak maka bisa jadi terjadi pencurian.

     Pencatatan juga digunakan untuk mengetahui jumlah aset yang kamu miliki. Sehingga saat ketika tidak ditemukan barang tersebut maka catatan harus dibuka dan dicari di mana posisi aset yang dicari. Apabila semua aset dalam kondisi terpakai maka kamu akan beli untuk menambah aset mu guna melayani customer mu. Tetapi apabila ternyata di gudang ada 3, untuk apa kamu beli. Kontrolah aset mu maka kamu sudah mengkontrol separuh keuanganmu dengan baik

 

Iklan

Satu respons untuk “Sistem Informasi Jasa (Service) : Mengkontrol Asset

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

w

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.