Analisa Desain Sistem : Menentukan Kebutuhan Sistem & Cara Menganalisa

        Menganalisa sebuah sistem dan membangun kebutuhan itu sangat mudah, bahkan mudah sekali bila kamu sudah sering melakukannya. Hanya ada beberapa hal yang mesti kamu perhatikan sebagai sumber melakukan analisa :

  1. User
  2. Reports(Laporan yang ada)
  3. Form
  4. Prosedur
report-15
Data Analytic

       User adalah sumber informasi yang berharga, mereka harus ditanya mengenai sistem dan jangan lupa meminta form-form dan laporan yang mereka gunakan dalam menjalankan pekerjaan mereka serta tanyakan aturan-aturan atau disebut prosedur yang berlaku di dalam perusahaan.

Karakteristik yang Dimiliki Dalam Menganalisa

         Kembali ke menganalisa, untuk menganalisa selalu tanyakan semua(Impertinence) bahkan untuk hal-hal yang mungkin kamu sudah tahu. Karena perusahaan A dan B meskipun jenis usaha mereka sama belum tentu cara mereka bekerja sama. Selagi kamu bertanya-tanya pada user tanyakan juga mengenai solusi yang terbaik bagi mereka seperti apa dalam hal yang mereka kerjakan(Impartiality). Mereka yang bekerja dan bila ada kelemahan dalam sistem yang berjalan mereka pasti tahu. Meskipun belum tentu benar info dari mereka bisa memberikan ide untuk kamu.

avatar-1

       Kamu berhadapan dengan manusia, mereka memiliki asumsi harusnya begini dan begitu anggap semua mungkin dan abaikan yang tidak layak(Relaxation of Constraint). Perhatikan setiap detil yang ada, tanyakan sedetil mungkin(Attention to Details) setiap fakta harus cocok sesuai dengan fakta yang lain jangan hanya bertanya pada 1 orang saja dan jangan bertanya pada ruangan dan waktu yang sama karena salah satu akan terpengaruh dengan jawaban yang lain. Lalu cobalah lihat sudut pandang yang lain(Re framing), jangan hanya sudut pandang pegawai saja. Karena mereka sudah berada di sana cukup lama dan cara berpikir mereka sudah sangat terkotak.

Hasil Analisa.

        Setelah melakukan analisa maka pastikan kamu memiliki hasil yang bisa dimengerti untuk cadangan bawalah recorder dan rekamlah percakapan kalian dengan seijin perusahaan. Mintalah dokumen-dokumen contoh dan form-form contoh dan bila diperbolehkan minta mereka mengisi datanya. Minta 1 saja sebagai contoh, ini adalah hal yang susah karena kadang perusahaan sangat menyembunyikan data mereka.

pointofsales

      Lihat komputernya, data apa saja yang mereka simpan dan informasi apa saja yang mereka dapat dengan bekerja di depan komputer. Tentu saja yang kamu kumpulkan dan buat laporan adalah hal-hal yang sesuai dengan tujuan bisnis, informasi yang dibutuhkan, aturan dalam memproses data dan hal-hal penting atau khusus. Khusus ini dalam arti diluar kebiasaan seperti jual barang Rp.5000,- tetapi karena teman boss maka di jual dengan harga khusus Rp. 3.500,-. Inilah hal yang harus kamu perhatikan dalam melakukan analisa

Interview dan Mendengarkan

       Siapkan hal-hal yang akan kamu tanyakan sebelum kamu melakukan wawancara, ingatlah selalu tujuan dari proyek. Buatlah janji temu, jangan datang mendadak. Kumpulkan semua fakta, semua opini, dan spekulasi-spekulasi yang kamu atau user lakukan.

site-post

      Perhatikan lawan bicaramu, gerak-geriknya dalam arti bila sudah terlihat lelah istirahatlah, bila terlihat tegang maka buatlah sedikit santai. Perhatikan emosinya jangan memaksakan pertanyaan yang memancing emosi dia seperti “Kapan terakhir bapak diturunkan jabatan dan mengapa diturunkan?”. Yep, pertanyaan seperti itu sangat memancing emosi.

Open-ended & Close-Ended

       Sisanya sudah saya tuliskan di atas, bawalah catatan dan catatlah, jadilah netral dalam melakukan interview, lihatlah dalam sudut pandang lain. Lalu jangan hanya menggunakan open-ended interview question gabungkan dengan close-ended interview question. Open-ended adalah interview dengan jawaban yang sangat bebas. Close-ended adalah interview dengan beberapa jawaban yang spesifik seperti dari “1 sampai 5 seberapa baik sistem yang sedang berjalan? 1 untuk sangat tidak baik dan 5 untuk sangat baik”

questions_to_ask

Hawthorne Effect

     Hawthorne effect adalah hal yang akan sering kita temui saat kita sedang menganalisa dengan cara melihat bagaimana user bekerja. User berperilaku lain saat sedang diawasi. Tapi kita perlu melihat cara mereka bekerja demi tahu kondisi sebenarnya di lapangan seperti apa. Sehingga dengan adanya hawthorne effect observasi sulit dilakukan.

Informasi yang Perlu Dicari Dalam Analisa Sistem

       Wawancara dan observasi adalah metode untuk mencari informasi, informasi seperti apa? Ada beberapa hal yang harus dicari yakni :

  1. Permasalahan yang ada dengan sistem lama. Kita mengobservasi dan melakukan wawancara untuk menyelesaikan masalah yang ada.
  2. Kebutuhan baru apa yang akan ditambahkan. Selain menyelesaikan masalah yang ada, maka user boleh menambahkan fitur yang mereka inginkan selama fitur tersebut mereka butuhkan.
  3. Sesuaikan wawancara dan observasi dengan tujuan organisasi. Apabila hanya bagian A yang ingin diperbaiki maka dari bagian A saja informasi itu kita gali. Informasi dari bagian yang lain hanya akan menambah kekacauan saja.
  4. Orang penting(pengambil keputusan), Percuma kamu buat semua kalau orang penting tidak setuju atau orang yang berperan penting dalam bagian yang akan dibangun tidak ikut berperan. Kamu akan buat sesuatu yang sia-sia.
  5. Nilai-nilai organisasi juga mesti kamu masukan dalam sistem yang baru sehingga jangan lupa memasukan hal tersebut. Misalkan halaman depan memberikan reminder “Sudahkah anda tersenyum pada customer yang anda layani?”
  6. Informasi spesial mengenai penanganan kondisi khusus. Semua customer harganya sama pak, tapiiiii kalau teman boss yang datang maka harga bisa berubah. Oleh karena hal ini maka aplikasi yang lama sering mengalami kesalahan dalam perhitungan profit.
  7. Aturan dalam memproses data. Misal data order setelah ditulis perlu persetujuan dari atasan dan setelah itu dikembalikan lagi ke order processing untuk dicatat siapa yang menyetujui order tersebut. Hal ini adalah aturan dalam memproses data yang perlu kita ingat dan catat.

customer-voice

Metode Baru untuk Menganalisa Kebutuhan

       Ada beberapa cara baru untuk menganalisa kebutuhan dan yang mungkin lebih sesuai dengan kebutuhan pada saat ini.

Joint Application Design

      Joint Application Design atau disebut juga JAD adalah sebuah metode dengan mengumpulkan semua manager dan orang-orang penting dalam perusahaan dan sistem analis yang kamu miliki. Tugas mereka merapatkan kebutuhan dan sistem analismu bertugas untuk mengatakan apakah yang mereka minta masuk akal atau tidak. Mereka rapat sampai kebutuhan jelas dan setiap orang dalam ruangan mengerti.

Prototyping

       Prototyping menggunakan sebuah contoh visual dari aplikasi yang akan digunakan. Aplikasi ini hanya tampilan saja dan belum memiliki fungsi secara maksimal. Karena itu prototyping adalh sebuah proses yang berulang dengan sangat banyak. Akan tetapi keuntungang prototyping adalah kita akan membuat aplikasi yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan user.

technology-photo

        Kemudian menurut saya ada gabungan dari kedua metode ini yang disebut Sprint di mana kita langsung menggambar di depan user dan mengkondisikan diri sebagai customer user waktu menggambar desain aplikasi tersebut.

Metode manapun yang kalian gunakan, sesuaikan dengan kondisi yang ada. Jangan memaksakan menggunakan 1 metode saja akan tetapi lihat kondisi dari perusahaan dan karyawannya. Belajarlah metode yang lain juga.

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.