Analisa Desain Sistem : Mengatur Proyek Sistem Informasi

        Client adalah orang yang biasanya tahu apa yang mereka tahu dan kurang mengerti akan kebutuhan sebenarnya. Semakin mereka menceritakan kemauan mereka maka proyek yang akan dibangun kelihatan makin besar. Karna itu diperlukan manajemen proyek yang baik, yang bisa membagi proyek tersebut dengan rata agar bisa dikerjakan sebaik-baiknya.

what-you-need

         Fokus dari manajemen proyek ini adalah memastikan proyek sistem informasi sesuai dengan kebutuhan client, ada 2 fokus yakni menyelesaikan proyek tepat waktu dan memenuhi batasan dan aturan yang ada di perusahaan.

Siapa yang Mengatur Proyek?

        Manajemen proyek ini akan diatur oleh seorang project manager. Percayalah, paling baik diatur oleh 1 orang, semakin banyak yang mengatur maka akan makin memusingkan karena perintah 1 manajer dengan manajer lain bisa bertentangan. Seperti yang dikatakan “Kebanyakan orang pintar dalam 1 ruangan hanya akan menimbulkan masalah lebih banyak lagi”

manager

         Project manager akan menentukan kapan masuk ke dalam project initiation, Planning, Execution dan closing down. Oleh karena itu biasanya project manager adalah system analyst yang berpengalaman. Selain berpengalaman ada skill lain yang diperlukan oleh seorang project manager yaitu Manajemen, Skill sebagai pemimpin, mengerti kemampuan teknikal(bisa praktek), mampu menangani konflik, dan mampu menjaga relasi dengan customer.

Kemampuan-kemampuan ini bukanlah hal yang bisa didapat begitu saja, karena itu saya bilang bahwa kite perlu seorang system analyst yang sudah berpengalaman.

Proyek

       Proyek sendiri adalah sebuah aktifitas yang dilakukan dalam sebuah kurun waktu untuk mencapai sebuah tujuan, memiliki awal dan akhir.

project-management-1024x512

Memulai Sebuah proyek

      Untuk memulai sebuah proyek maka yang diperlukan pertama kali bukan proyeknya atau bertemu dengan client terlebih dahulu melainkan beberapa urutan langkah sebagai berikut :

  1. Membentuk tim pengerjaan proyek.
  2. Membangun relasi dengan client.
  3. Membangun rencana untuk memulai proyek.
  4. Membangun prosedur manajemen.
  5. Membangun lingkungan manajemen proyek dan buku kerja.
  6. Membangun anggaran dasar proyek.

Perencanaan proyek

        Sebelum melaksanakan sebuah proyek maka ada baiknya kita merencanakan proyek tersebut. Untuk sebuah perencanaan maka ada beberapa hal yang harus diperhatikan, tujuannya adalah untuk memastikan kita mengetahui apa yang dikerjakan dan biaya yang akan dikeluarkan dapat dihitung. Tentu saja memastikan bahwa proyek yang dikerjakan benar-benar layak dibuat.

group-business-people-meeting-planning-41699625

         Jadi inti utama perencanaan adalah memastikan batasan proyek, apakah proyek ini layak atau tidak dibuat, serta alternatif yang ada dalam proyek. Menentukan batasan dan kelayakan dapat dilihat melalui :

  1. Mengerti proyek yang akan dibuat
  2. Masalah apa yang sedang terjadi
  3. Apa tujuan akhir yang mau dicapai.
  4. Ukuran sukses dari proyek
  5. Kriteria proyek selesai

         Kalau 5 pertanyaan bisa dijawab, maka proyek tersebut bisa dinyatakan layak untuk dibuat. Berikutnya perencanaan juga termasuk membagi proyek besar tersebut menjadi tugas-tugas kecil yang bisa dikerjakan.

       Ketiga, perkirakan sumber daya dan buat perencanaan pemakaian resource. Resource ini ke arah jumlah pekerja yang akan digunakan dalam mengerjakan proyek lalu berapa uang yang kamu bayar untuk mereka, ingat sumber daya mu adalah manusia yang perlu makan.

Calendar with Deadline Circled

         Keempat, membuat jadwal pengerjaan seperti deadline dan kapan proyek ini mulai. Perhatikan tanggal-tanggal libur. Kelima, berikan cara berkomunikasi antar resource. Bagaimana programmer mu berkomunikasi, melaporkan hasil yang mereka buat pada siapa? kalau bingung tanya siapa? Seberapa resmi cara berkomunikasinya? inilah cara berkomunikasi yang harus dipikirkan.

       Keenam, Menentukan standart dari proyek dan prosedur yang digunakan, seperti cara koneksi ke database, menggunakan laporan apa, lalu cara mengirimkan modul yang dikerjakan, cara pengujian modul dan lainnya.

     Ketujuh, mengidentifikasi resiko dan memberikan asesmen resiko. Dalam praktikanya kita mencari tahu resiko-resiko yang mungkin terjadi dan memperkirakan konsekuensi dari resiko tersebut.

        Kedelapan, membuat perhitungan biaya yang ada. Kesembilan adalah membuat hasil akhir dari proyek tersebut dan terakhir estimasikan penggunaan sumber daya dan jumlah task proyek.

Menjalankan Proyek

          Menjalankan rencana yang dibuat, membagi tugas dan mendapatkan sumber daya manusia, melatih orang-orang baru dan memastikan proyek sesuai jadwal. Monitor progress proyek, kalau ada perubahan sesuaikan rencana. Mengubah catatan untuk SDM agar bisa selalu mendapat cara kerja terbaru dan komunikasikan status projek yang ada.

Pastikan kamu sebagai project manager tahu perkembangan terakhir proyek yang dibuat sampai mana, mana yang belum memenuhi deadline.

Menutup Proyek

          Kalau sudah selesai maka proyek harus ditutup, hal ini memastikan bahwa proyek yang dikerjakan dinyatakan selesai dan kamu waktunya meminta bayaran pada clientmu. Seharusnya membahagiakan seperti itu, tetapi sayang sekali. Penutupan project terjadi karena 2 hal yang pertama adalah karena alasan natural yaki semua kriteria terpenuhi. Kedua, terjadi secara unnatural di mana proyek dihentikan karena sebuah sebab. Sebab ini berbagai macam misalkan clientmu tiba-tiba mengalami kerugian sehingga proyek harus diberhentikan untuk mengumpulkan dana yang digunakan menyelamatkan perusahaannya.

closing-down-shops

      Penutupan proyek juga mengharuskan kita melakukan dokumentasi dan menilai pekerja yang kita miliki. Apakah mereka berjalan secara efektif? Dalam 1 minggu berapa modul yang bisa ia selesaikan? Lakukan evaluasi agar pengerjaan proyek berikutnya bisa lebih baik. Terakhir pastikan kontak dengan client telah diputus. Pemutusan kontrak ini bisa dibuat dengan sebuah kontrak baru untuk Software support.

Mengatur proyek bukanlah hal yang mudah, butuh pengalaman dan kesabaran serta ketelitian

 

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.